Comment fonctionne fidoria ?
Une organisation simple, humaine et pensée pour les petites entreprise
Pourquoi externaliser certaines tâches ?
Comme vous avez pu le découvrir sur les différentes pages du site, Fidoria propose des forfaits organisés autour de trois pôles principaux et complémentaires : la gestion administrative, l’accompagnement RH et la visibilité digitale locale.
L’idée de départ est simple : ce sont trois domaines dans lesquels nous avons de l’expérience et qui représentent aujourd’hui une charge importante pour de nombreuses petites entreprises.
Artisans, commerçants, indépendants, pharmacies ou structures de proximité rencontrent souvent le même problème : les journées sont déjà trop courtes, et certaines tâches finissent par ralentir le développement de l’activité.
Fidoria a été pensé comme un véritable bras droit externalisé : un partenaire opérationnel, humain et accessible, capable de vous faire gagner du temps au quotidien.
Aujourd’hui, beaucoup de petites structures n’ont pas nécessairement besoin — ni parfois la possibilité — de recruter un salarié supplémentaire à temps plein ou à temps partiel.
Externaliser permet alors de bénéficier d’un véritable appui professionnel, d’une organisation plus flexible et d’un coût maîtrisé grâce à des forfaits clairs et définis à l’avance.
L’objectif n’est pas de remplacer vos équipes, mais de vous apporter un soutien concret là où vous en avez réellement besoin.
Et surtout, derrière Fidoria, il y a une vraie personne physique, située en France, disponible et joignable.
Pourquoi proposer plusieurs pôles distincts ?
Parce que toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins.
Un artisan n’aura pas forcément besoin d’un accompagnement RH complet. À l’inverse, une pharmacie avec un débit important pourra avoir besoin d’un suivi administratif plus poussé et d’un accompagnement RH régulier, tout en ayant seulement besoin d’un forfait visibilité digitale plus léger.
Un coiffeur, lui, pourra parfois avoir davantage besoin de visibilité digitale locale que d’un suivi administratif avancé.
Nous avons donc fait le choix de forfaits séparés et complémentaires afin de proposer à chaque structure uniquement ce qui lui est réellement utile.
Une méthode de travail simple et fluide
Chez Fidoria, nous cherchons avant tout à vous faire gagner du temps.
Notre objectif n’est pas de vous imposer des outils complexes ou des logiciels difficiles à prendre en main.
Nous privilégions volontairement des outils simples et connus afin de limiter la perte de temps liée à l’apprentissage de nouveaux logiciels.
Nous utilisons principalement Teams pour les réunions, OneDrive pour le partage des dossiers, Excel pour les tableaux de suivi et Word pour les documents partagés.
La majorité des entreprises connaissent déjà ces outils, ce qui permet une mise en place rapide et fluide.
De notre côté, nous utilisons également nos propres outils internes lorsque cela est nécessaire pour optimiser l’organisation et le suivi.
Et concernant la facturation électronique ?
Conformément aux évolutions législatives, un logiciel de facturation en ligne sera utilisé au nom de votre entreprise.
Ce compte vous appartient entièrement et constitue votre interface avec vos clients, vos fournisseurs, vos distributeurs et vos différents partenaires.
Nous vous accompagnons simplement dans son utilisation au quotidien.
Une communication adaptée à votre fonctionnement
Chaque entreprise fonctionne différemment.
C’est pourquoi nous définissons ensemble le mode de communication le plus adapté : WhatsApp, mail, Teams, téléphone, SMS ou combinaison de plusieurs solutions.
L’objectif est simple : être disponible rapidement et efficacement.
Selon le forfait choisi, les délais de traitement habituels sont généralement inférieurs à 24 h ou 48 h.
Et bien entendu, en cas d’urgence, nous restons joignables directement.
Comment démarre la collaboration ?
1. Premier contact avec Fidoria
Un premier échange par téléphone, mail ou formulaire permet de comprendre rapidement votre activité et vos besoins.
2. Entretien découverte
Un rendez-vous est ensuite organisé afin d’échanger sur votre fonctionnement, d’identifier vos besoins, de présenter les différents forfaits et de déterminer l’organisation la plus adaptée à votre activité.
3. Validation de la collaboration
Une fois le forfait et l’organisation définis, la collaboration peut démarrer rapidement.
4. Mise en place des accès et de l’organisation
Nous récupérons progressivement les accès nécessaires, les documents utiles, les habitudes de fonctionnement, les besoins récurrents et les différents process déjà en place.
5. Phase de transition et d’organisation
Pendant les premiers jours ou premières semaines, nous pouvons être amenés à vous solliciter ponctuellement afin de récupérer certaines informations, compléter certains dossiers ou clarifier certains suivis.
L’objectif est ensuite de vous soulager progressivement du maximum de tâches possibles.
6. Une collaboration installée dans le quotidien
Une fois l’organisation en place, Fidoria devient un véritable appui opérationnel du quotidien.
Combien de temps faut-il pour mettre en place l’organisation ?
La mise en place peut démarrer très rapidement.
En revanche, le temps nécessaire pour atteindre une organisation totalement fluide dépend de plusieurs éléments : la taille de la structure, l’état de l’administratif existant, les accès disponibles, les process déjà en place et le forfait choisi.
Une structure déjà organisée, avec ses accès disponibles et peu de retard administratif, peut être opérationnelle en quelques jours seulement.
À l’inverse, une entreprise ayant accumulé plusieurs semaines ou mois de retard administratif demandera naturellement davantage de temps pour récupérer les accès, remettre à jour les dossiers, récupérer certains documents ou réorganiser les suivis.
Pendant cette période, nous prenons progressivement le relais afin de vous soulager au maximum, même si certaines informations pourront encore vous être demandées le temps de stabiliser l’organisation.
Et au quotidien, comment cela se passe ?
Une fois l’organisation mise en place, Fidoria gère les tâches prévues dans votre forfait mais reste également disponible pour les besoins qui apparaissent naturellement dans la vie quotidienne d’une entreprise.
Il peut par exemple s’agir d’un point rapide sur une réclamation en cours, d’une demande de facture suite à un devis validé, d’une recherche de nouveau prestataire, de la création d’un document, de la récupération d’une pièce administrative ou encore du suivi d’un dossier fournisseur ou client.
Exemple concret d’une semaine avec Fidoria
Le lundi, un point rapide est réalisé afin de faire le tour des priorités et des demandes de la semaine.
Le mercredi, un simple message permet de faire le point sur l’avancement d’une réclamation liée à un colis perdu.
Le jeudi, une recherche de nouveau prestataire est effectuée pour l’entretien des climatisations du local.
Le vendredi, une facture est créée et transmise suite à un devis validé quelques jours auparavant.
En fin de mois, les variables de paie sont transmises et un point est réalisé avec le cabinet comptable.
Comment fonctionne l’accompagnement RH au quotidien ?
Certaines entreprises se demandent naturellement comment gérer des plannings, des absences ou des demandes de congés à distance.
En réalité, le fonctionnement reste souvent beaucoup plus simple qu’on ne l’imagine.
L’objectif n’est pas de compliquer votre organisation avec des logiciels lourds ou des process rigides, mais au contraire de mettre en place une méthode claire, fluide et adaptée à votre équipe.
Deux fonctionnements sont possibles.
Vous pouvez rester l’interlocuteur principal et nous transmettre simplement les informations concernant les congés, absences, changements de planning ou remplacements au fil de l’eau.
Ou bien Fidoria peut devenir un relais organisationnel du quotidien, avec des salariés qui nous contactent directement pour certaines demandes simples via WhatsApp ou via une méthode définie ensemble.
Dans tous les cas, vous gardez toujours le contrôle de votre organisation.
Vous pouvez conserver la validation finale des congés, garder la décision sur certains changements ou demander un point avant validation.
L’objectif reste surtout de vous soulager du flux quotidien de petites demandes qui interrompent constamment votre activité.
Le plus important est surtout de mettre en place des process simples, un mode de communication clair et une organisation fluide pour toute l’équipe.
Comment fonctionne la visibilité digitale avec Fidoria ?
L’objectif de l’accompagnement visibilité digitale n’est pas simplement de publier du contenu.
Le but est avant tout de renforcer votre crédibilité, améliorer votre visibilité locale, attirer de nouveaux clients et transmettre une image cohérente avec votre activité réelle.
Nous réalisons d’abord une veille de votre présence actuelle : réseaux sociaux, Google Business Profile, cohérence des informations, avis clients et visibilité locale.
Nous échangeons ensuite ensemble sur votre activité, votre clientèle, vos objectifs et l’image que vous souhaitez transmettre.
Un calendrier éditorial simple et adapté à votre activité est ensuite proposé afin de maintenir une communication régulière, cohérente et crédible.
Selon votre préférence, les contenus peuvent être validés avant publication ou fonctionner avec une validation plus fluide afin de vous faire gagner du temps.
Enfin, nous réalisons régulièrement un point sur les performances, les retours clients et la visibilité de votre entreprise selon un rythme hebdomadaire, mensuel ou adapté à votre fonctionnement.
Fidoria Pharmacie : un appui pensé pour le quotidien officinal
Soyons clairs : Fidoria n’est pas un logiciel de gestion supplémentaire et nous ne sommes pas non plus un simple secrétariat distant déconnecté de la réalité officinale.
Nous connaissons le quotidien des pharmacies.
Une journée peut rapidement ressembler à cela : une réunion laboratoire, une reprise de produits périmés, une demande urgente d’une alternante, un client qui attend une réponse immédiate, un point stock avant une commande répartiteur, une garde à préparer, un dépôt bancaire à effectuer, une absence imprévue ou encore des réclamations fournisseurs en attente.
Et pendant ce temps, l’administratif continue de s’accumuler.
C’est précisément là que Fidoria intervient.
Notre objectif est simple : prendre le relais sur une partie de la charge administrative et organisationnelle du quotidien.
Nous pouvons notamment intervenir sur les rapprochements bancaires, les rapprochements factures et bons de livraison, les réclamations fournisseurs, les coopérations commerciales, les suivis de mises en avant, les tableaux de suivi, certaines procédures internes ou encore certains besoins RH selon les forfaits choisis.
Notre approche reste volontairement simple, humaine et réaliste, avec des méthodes accessibles, des échanges rapides et une organisation claire.
Bien entendu, chaque intervention reste définie dans le cadre du forfait choisi et des conditions fixées ensemble lors de la collaboration.
Avec ou sans engagement ?
Fidoria fonctionne comme un prestataire de service externe et non comme un salarié intégré à l’entreprise.
Notre objectif n’est donc pas de vous enfermer dans une relation commerciale qui ne vous convient pas.
C’est pourquoi nos forfaits sont sans engagement long terme.
Une durée minimale de 3 mois est néanmoins prévue car la phase de démarrage représente souvent un investissement important : récupération des accès, organisation des suivis, compréhension du fonctionnement de l’entreprise et mise en place des méthodes de travail.
Les véritables gains de temps et d’organisation deviennent généralement pleinement visibles après plusieurs semaines de collaboration.
Cette période permet donc de mettre en place une organisation stable et d’évaluer concrètement les bénéfices de l’accompagnement.
Une fois cette période passée, vous restez libre de poursuivre ou non la collaboration, avec un préavis de 4 semaines afin d’assurer une transition propre et organisée.
Une organisation pensée pour vous faire gagner du temps
L’objectif de Fidoria n’est pas de créer une organisation complexe ou de multiplier les outils.
Notre logique est simple : vous permettre de déléguer certaines tâches du quotidien à un partenaire fiable, réactif et humain, afin que vous puissiez vous concentrer sur votre activité et votre métier.
Confiez-nous votre gestion. Concentrez-vous sur votre métier.