Pharmacie : Réception des ordonnances dématérialisées en officine

Le patient est au comptoir avec son ordonnance sur son smartphone : quelles solutions lui proposer dans le respect du cadre réglementaire ?

Introduction

Il est désormais fréquent qu’un patient se présente au comptoir avec une ordonnance uniquement disponible sur son smartphone : document reçu par e-mail, ordonnance issue d’une téléconsultation, photographie ou fichier PDF.

Cette situation est devenue un véritable enjeu organisationnel pour les officines.

Le pharmacien doit pouvoir récupérer rapidement l’ordonnance afin de préparer le traitement, vérifier la disponibilité des médicaments ou poursuivre la délivrance, sans manipuler le téléphone du patient et sans allonger inutilement l’attente au comptoir.

Une question se pose alors :

Quels moyens une pharmacie peut-elle proposer à ses patients pour transmettre immédiatement une ordonnance depuis leur smartphone tout en respectant les exigences applicables aux données de santé ?

En pratique, de nombreuses officines communiquent simplement une adresse e-mail. D’autres utilisent un formulaire de contact sur leur site internet, une messagerie sécurisée ou une plateforme spécialisée.

Toutes ces solutions ne présentent cependant pas le même niveau de sécurité, de conformité ou de simplicité d’utilisation.

L’objectif de ce guide est de présenter les principales solutions actuellement disponibles, d’en expliquer le fonctionnement, les avantages et les limites, afin d’aider les pharmaciens à choisir l’organisation la plus adaptée à leur officine.

1. Le cadre réglementaire

Une ordonnance contient des données de santé à caractère personnel.

Ces données bénéficient d’une protection renforcée au titre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), de la loi Informatique et Libertés et des dispositions applicables du Code de la santé publique.

Le pharmacien demeure également soumis au secret professionnel, quel que soit le support utilisé.

La question n’est donc pas de savoir si une ordonnance peut être transmise sous forme numérique.

La véritable question est la suivante :

Comment permettre au patient de transmettre immédiatement son ordonnance à l’officine tout en garantissant un niveau de sécurité adapté aux données de santé ?

Avant de choisir une solution, une pharmacie doit notamment veiller à :

• limiter l’accès aux seules personnes habilitées ;
• sécuriser la transmission des documents ;
• maîtriser leur conservation et leur suppression ;
• informer les patients du traitement de leurs données.

Le RGPD n’impose pas un outil particulier.

En revanche, il impose que les mesures techniques et organisationnelles soient adaptées aux risques présentés par les données traitées.

HTTPS, HDS et MSSanté : trois notions différentes

Ces notions sont souvent confondues.

HTTPS

Le protocole HTTPS sécurise les échanges entre le smartphone du patient et le site internet.

Il ne garantit pas, à lui seul, que la solution est adaptée au traitement de données de santé.

HDS

L’Hébergement de Données de Santé (HDS) est un dispositif prévu par le Code de la santé publique.

Selon les fonctionnalités proposées, certaines solutions doivent reposer sur un hébergeur certifié HDS.

MSSanté

MSSanté est la messagerie sécurisée du numérique en santé.

Elle appartient à l’Espace de Confiance MSSanté et permet des échanges sécurisés de données de santé entre acteurs habilités.

Ces trois notions sont complémentaires mais ne répondent pas au même objectif.

2. Les solutions permettant au patient de transmettre son ordonnance depuis son smartphone

A. L’e-mail classique

Fonctionnement

Le patient adresse son ordonnance à l’adresse électronique de la pharmacie pendant qu’il est présent au comptoir ou avant son déplacement.

Avantages

• extrêmement simple ;
• aucune installation particulière ;
• connu de tous les patients ;
• mise en œuvre immédiate.

Limites

L’e-mail classique n’a pas été conçu pour la transmission de données de santé.

Même lorsqu’il utilise un chiffrement des échanges, il ne garantit pas, à lui seul, un niveau de sécurité adapté au traitement de données de santé.

La sécurité dépend notamment :

• du fournisseur de messagerie ;
• de la configuration de la boîte mail ;
• des droits d’accès ;
• des modalités de conservation des messages ;
• de l’organisation mise en place par la pharmacie.

La CNIL recommande de privilégier des solutions de messagerie sécurisée pour l’échange de données de santé.

Analyse pratique

L’e-mail reste aujourd’hui la pratique la plus répandue en officine.

Il présente l’avantage d’être immédiatement utilisable par tous les patients mais ne constitue généralement pas la solution la plus adaptée pour organiser durablement la réception d’ordonnances dématérialisées.

B. La messagerie sécurisée de santé (MSSanté)

Fonctionnement

Contrairement à une adresse e-mail classique, une messagerie sécurisée de santé appartient à l’Espace de Confiance MSSanté.

Une pharmacie peut disposer d’une boîte aux lettres organisationnelle (BAL MSSanté), accessible aux professionnels habilités de l’officine.

Au comptoir

Si le patient utilise Mon espace Santé et que l’officine dispose d’une BAL MSSanté, il peut transmettre directement son ordonnance depuis son smartphone vers la pharmacie.

Avantages

• solution officielle du numérique en santé ;
• haut niveau de sécurité ;
• adaptée aux données de santé ;
• traçabilité des échanges.

Limites

• nécessite que la pharmacie soit équipée ;
• suppose que le patient utilise Mon espace Santé lorsque ce mode de transmission est employé ;
• moins universelle qu’une simple adresse e-mail.

Analyse pratique

Pour les officines souhaitant disposer d’une véritable messagerie sécurisée, la BAL MSSanté constitue une solution particulièrement intéressante.

C. Le formulaire de contact classique

Certaines pharmacies proposent au patient de déposer son ordonnance via le formulaire de contact de leur site internet.

Cette solution présente toutefois plusieurs limites.

Les formulaires classiques :

• stockent souvent les données directement dans WordPress ;
• transmettent généralement les pièces jointes par e-mail ;
• ne sont pas conçus pour traiter des données de santé.

Le simple fait que le site utilise HTTPS ne suffit pas à garantir un niveau de sécurité adapté.

Analyse pratique

Un formulaire de contact classique ne devrait pas être utilisé pour recevoir des ordonnances médicales.

D. Le formulaire sécurisé

Le formulaire sécurisé constitue aujourd’hui l’une des solutions les plus adaptées.

Au comptoir, le pharmacien peut simplement inviter le patient à scanner un QR Code ou à accéder à la page « Envoyer mon ordonnance » du site internet de la pharmacie.

Le patient :

• ouvre le formulaire sur son smartphone ;
• renseigne les informations demandées ;
• dépose son ordonnance ;
• valide l’envoi.

La pharmacie reçoit immédiatement une notification et consulte le document depuis une interface sécurisée.

Avantages

• très simple pour le patient ;
• aucune manipulation du téléphone par l’équipe officinale ;
• réduction du temps d’attente ;
• préparation rapide de l’ordonnance ;
• meilleure organisation de l’officine.

Points de vigilance

Avant de retenir une solution, il convient notamment de vérifier :

• les modalités d’hébergement ;
• le recours à un hébergement HDS lorsqu’il est requis ;
• les garanties de sécurité ;
• la gestion des droits d’accès ;
• la traçabilité ;
• les modalités de suppression des données.

Analyse pratique

Pour répondre à la situation rencontrée quotidiennement au comptoir, le formulaire sécurisé apparaît aujourd’hui comme l’une des solutions les plus pertinentes.

E. Les plateformes spécialisées

Plusieurs prestataires proposent des solutions dédiées à la réception sécurisée des ordonnances.

Le principe est similaire :

• dépôt depuis le smartphone du patient ;
• notification immédiate de l’officine ;
• consultation depuis une interface sécurisée.

Avant tout déploiement, il est recommandé de vérifier :

• les fonctionnalités proposées ;
• les garanties contractuelles ;
• les modalités d’hébergement ;
• les éventuelles certifications ;
• les possibilités d’intégration au site internet de la pharmacie.

3. Tableau comparatif

Solution	Simplicité pour le patient	Rapidité au comptoir	Sécurité	Notre analyse
E-mail classique	★★★★★	★★★★☆	Moyen	Très utilisé mais ne constitue généralement pas la solution la plus adaptée à long terme.
BAL MSSanté	★★★☆☆	★★★★☆	Très élevé	Solution officielle particulièrement intéressante lorsqu’elle est déployée dans l’officine.
Formulaire de contact classique	★★★★☆	★★★☆☆	Faible	Déconseillé pour recevoir des ordonnances.
Formulaire sécurisé	★★★★★	★★★★★	Élevé	Probablement la solution la plus adaptée à un usage quotidien au comptoir.
Plateforme spécialisée	★★★★☆	★★★★★	Élevé	Très bonne solution sous réserve des garanties proposées par le prestataire.

4. Exemples de solutions disponibles

À titre d’exemple, plusieurs prestataires proposent des solutions de dépôt sécurisé d’ordonnances :

• Ordoclic ;
• Medical Cloud ;
• MeSoigner (selon les fonctionnalités proposées).

Les fonctionnalités évoluant régulièrement, il est recommandé de consulter la documentation officielle de chaque éditeur avant toute mise en œuvre.

5. Comment choisir la bonne solution ?

Avant toute mise en place, plusieurs questions doivent être posées.

• Le patient peut-il transmettre son ordonnance en moins d’une minute depuis son smartphone ?
• L’équipe officinale évite-t-elle de manipuler le téléphone du patient ?
• La solution réduit-elle réellement le temps passé au comptoir ?
• Les données sont-elles protégées de manière adaptée ?
• La solution s’intègre-t-elle facilement dans l’organisation quotidienne de l’officine ?

Une solution techniquement performante mais complexe à utiliser sera rarement adoptée par les patients.

6. Les bonnes pratiques

Quelle que soit la solution retenue, il est recommandé de :

• limiter les accès aux seules personnes habilitées ;
• sécuriser les postes informatiques ;
• informer les patients sur le traitement de leurs données ;
• définir une politique de conservation et de suppression des ordonnances ;
• sensibiliser régulièrement l’équipe aux règles de protection des données.

Conclusion

La réception d’une ordonnance depuis le smartphone d’un patient est devenue une situation quotidienne en officine.

L’enjeu n’est plus de savoir si cette pratique doit être acceptée, mais de choisir le moyen le plus simple, le plus rapide et le plus sécurisé pour permettre cette transmission.

Si l’e-mail classique demeure largement utilisé, il présente des limites importantes lorsqu’il est utilisé comme solution principale.

Les messageries sécurisées de santé, les formulaires sécurisés et les plateformes spécialisées offrent aujourd’hui des solutions mieux adaptées aux exigences réglementaires tout en améliorant la fluidité du parcours patient et l’organisation de l’officine.

Chaque pharmacie devra choisir la solution la plus cohérente avec son activité, son volume d’ordonnances et ses outils existants.

Principales références

• Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD)
• Loi Informatique et Libertés
• Code de la santé publique
• Code pénal (secret professionnel)
• Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL)
• Agence du Numérique en Santé (ANS)
• Assurance Maladie
• Légifrance

Les fonctionnalités des solutions citées, les modalités de recours à un hébergement certifié HDS et les conditions d’utilisation des services du numérique en santé sont susceptibles d’évoluer. Il est recommandé de vérifier les caractéristiques techniques et contractuelles de chaque solution avant toute mise en œuvre.

Aller plus loin

La réception dématérialisée des ordonnances ne constitue qu’un des nombreux leviers permettant d’optimiser l’organisation d’une officine.

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